Das UBO-Register - eine jährliche Verpflichtung für alle VoGs

Vorstandsmitglieder eines als „Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht“ (VoG) konstituierten Vereins haben den Begriff „UBO-Register“ sicher schon einmal gehört. Doch was steckt eigentlich hinter diesen drei Buch- staben? Und was haben unsere Vereine mit Geldwäsche und Terrorismus zu tun? Marieke Gillessen, Referentin für Ehrenamt und Vereinsarbeit im Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft, klärt im nachfolgenden Artikel auf.

Im UBO-Register werden die Angaben der Finanzverantwortlichen (das sind die UBOs, die Ultimate Beneficial Owner) aller Unternehmen hinterlegt. Da VoGs nach der Gesetzgebung von 2019 ebenfalls zu den Unternehmen gezählt werden, ist der Eintrag ins UBO-Register auch für alle VoGs verpflichtend. Hintergrund ist ein Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und zur Begrenzung der Verwendung von Bargeld.

Was zu tun ist

Jede neugegründete VoG hat nach der Hinterlegung der Gründungsakte beim Unternehmensgericht 30 Tage Zeit, die Eintragung im UBO-Register vorzunehmen.

Dazu werden alle „wirtschaftlichen Eigentümer“ einer VoG, also alle Personen, die in irgendeiner Weise eine Kontrolle über die Finanzen der VoG ausüben können, eingetragen. Dies sind zum Beispiel folgende Personen:

  • alle Verwaltungsratsmitglieder
  • Personen, die ermächtigt sind, die Vereinigung zu vertreten (wenn sie nicht schon zu den Verwaltungsratsmitgliedern gehören)
  • Personen, die mit der täglichen Verwaltung der VoG oder der Stiftung beauftragt sind, B. ein Geschäftsführer (falls zutreffend)

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Personen sich tatsächlich in der VoG um die Finanzen kümmern.

Zusätzlich wird vermerkt, ab wann die Personen die Kontrolle ausüben. Für ein Verwaltungsratsmitglied ist dies zum Beispiel der Zeitpunkt des Eintritts in den Verwaltungsrat.

VoGs, die schon länger bestehen und noch keinen Eintrag im UBO-Register haben, sollten dies schnellstmöglich nachholen.

Änderungen im Vorstand mitteilen

Mindestens ein Mal im Jahr muss jede VoG ihre Angaben im UBO-Register aktualisieren:

  • Wenn sich innerhalb eines Jahres nichts an der Zusammensetzung des Verwaltungsrats oder der Geschäftsführung geändert hat, genügt eine einfache Bestätigung im UBO-Register. Die Bestätigung muss spätestens ein Jahr nach der letzten Aktualisierung im UBO-Register Wenn Sie beim FÖD Finanzen eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, wird Ihnen einen Monat vor Ablauf der Frist eine Erinnerung über MyMinFin/eBox geschickt.
  • Scheiden Mitglieder aus dem Verwaltungsrat aus oder kommen neue hinzu, so sind diese Änderungen binnen 30 Tagen nach der diesbezüglichen Generalversammlung im UBO-Register anzu1

Da die Angaben im UBO-Register zehn Jahre lang einsehbar bleiben müssen, brauchen Sie bei der Auflösung einer VoG nichts zu unternehmen.

Wer kann die Registrierung oder Aktualisierung vornehmen?

Verwaltungsratsmitglieder und Personen, die ermächtigt sind, die Vereinigung zu vertreten, können Eintragungen oder Änderungen im UBO-Register vornehmen. Konkret bedeutet dies: Wer für die VoG in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) als „Verwalter“ oder als „mit der täglichen Geschäftsführung beauftragte Person“ eingetragen ist, darf die Änderungen vornehmen. Bei der Hinterlegung der Informationen Ihrer VoG beim Unternehmensgericht sollten Sie auf diese beiden Begrifflichkeiten achten. Ist eine Person beispielsweise ausschließlich mit dem Begriff „Geschäftsführer“ eingetragen, wird sie keine Aktualisierung durchführen können. Damit die Angaben in der ZDU einkodiert werden, müssen sie beim Unternehmensgericht in Teil C des Hinterlegungsformulars notiert worden sein.

Benötigte Unterlagen

Für die Registrierung oder Aktualisierung benötigen Sie folgende Unterlagen und Informationen:

  • Das Geburtsdatum oder die Nationalregisternummer aller wirtschaftlichen Eigentümer der VoG. Unter https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummer form.html  können Sie über die Unternehmensnummer oder den Namen Ihrer VoG prüfen, ob die Liste aktuell ist. Falls nicht, kontaktieren Sie das Unternehmensgericht für eine Korrektur.
  • Belege über die wirtschaftlichen Eigentümer: Dies werden für die meisten VoGs entweder die Satzung oder Protokolle von Gründungs- oder Generalversammlungen sein, in denen die Bestellung oder der Rücktritt von Verwaltungsratsmitgliedern vermerkt ist. Das Bestellungs- und/ oder Rücktrittsdatum muss daraus ersichtlich sein. Diese Belege werden für jede Person im UBO-Register hochgeladen. Alternativ kann im UBO-Register ausgewählt werden, dass die im Belgischen Staatsblatt veröffentlichten Angaben als Beleg verwendet werden sollen. Dann ist es nicht nötig, weitere Belege hochzuladen.

Wo und wie?

Für die Registrierung folgen Sie dem Link auf der Seite https://finanzen.belgium.be/de/E-services/registre-ubo, der Sie auf das Portal MyMinfin weiterleitet.

Sie brauchen für das Log-In ein Karten-Lesegerät, die diesbezügliche Software und Ihren Personalausweis. Oder Sie melden sich über „itsme“ an. Sollten Sie weder über das eine noch über das andere verfügen, können Sie bei Ihrer Gemeinde sogenannte „token“ beantragen. Das ist eine Liste von Passwörtern für diesen Zweck.

Wenn Sie eingeloggt sind, gibt es zwei Möglichkeiten, fortzufahren: in ihrem Namen oder im Namen eines Unternehmens. Sie fahren im Namen eines Unternehmens, also im Namen Ihrer VoG fort.

Bitte nehmen Sie das UBO-Register nicht auf die leichte Schulter. Es gibt VoGs, die es ignoriert und daraufhin Geldstrafen erhalten haben.

Weitere Hilfen

  • Verantwortlich für das UBO-Register ist der Föderale öffentliche Dienst Finanzen (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!)
  • Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Eintragung ins UBO-Register sowie weitere Informationen finden Sie auf ostbelgienlive.be/faq-vereine unter dem Titel „Gilt das UBO-Register auch für VoGs?“.
  • Ein Mal im Jahr bietet das Ministerium eine Informationsveranstaltung zu dem Thema Die Termine werden online unter www.ostbelgienlive.be/vereine und über den Newsletter „Ehrenamt und Vereinsarbeit“ bekanntgegeben.
  • Auskünfte erteilt Marieke Gillessen, Referentin für Ehrenamt und Vereinsarbeit im Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!, 087/789627. Sie nimmt auch Anmeldungen für den Newsletter entgegen.

Diese Informationen sind ohne Gewähr und stellen keine rechtsverbindlichen Informationen dar. Sie geben eine erste fachlich fundierte Auskunft. Bei speziellen Fragestellungen sollten entsprechende Fachleute zu Rate gezogen werden.

 

1 Bitte vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht, dass Änderungen in der Zusammensetzung des Verwaltungsrats auch binnen 30 Tagen beim Unternehmensgericht hinterlegt werden müssen, damit sie im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht werden.